Hoe werkt e-facturatie?

Voordat we in detail treden over e-facturatie, is het belangrijk om te begrijpen wat elektronische facturatie precies is.

Elektronische facturatie (of "e-facturatie") is de elektronische uitwisseling van een facturatiedocument tussen een leverancier en een koper. Wanneer de factuur via een gestructureerd elektronisch formaat wordt verzonden en ontvangen, kan deze automatisch worden verwerkt zonder dat er traditioneel papierwerk aan te pas komt.
E-facturatie is nu een gangbare praktijk voor bedrijven van alle groottes over de hele wereld en is de afgelopen 30 jaar gestaag gegroeid. Je kunt meer lezen over wat e-facturatie is via onze blog. 

Hoewel het concept wereldwijd grotendeels hetzelfde is, verschillen de wettelijke vereisten van land tot land. Van formaten tot procedures en lokale e-factureringsregels. Veel landen zijn begonnen met het bepalen van hun eigen formaat en structuren in lijn met hun tax compliance regels. Velen voeren verplichte processen in om hun "btw-kloof" te dichten en hun algemene tax compliance te verbeteren. Lees hier hoe tax compliance en e-facturering zich tot elkaar verhouden en wat wordt bedoeld met de btw-kloof.

‍

Standaarden voor e-facturatie

Veel landen en netwerken hebben hun eigen e-factureringsstandaard:

‍

Europese standaard 

De Europese Commissie en EU-leden hebben een Europese standaard geïntroduceerd voor e-facturatie met betrekking tot B2G (Business-to-Government) en G2G (Government-to-Government) transacties. Deze wordt beschreven als onderdeel van de Europese Richtlijn 2014/55/EU.

De Europese standaard is een semantisch gegevensmodel dat de noodzakelijke elementen opsomt die een e-factuur moet bevatten om wettelijk en fiscaal conform te zijn. Dit gegevensmodel is technologisch neutraal en kan worden gebruikt in twee XML-indelingen: UBL en CII. Lees hier meer in detail.

‍

Peppol standaard

Pan-European Public Procurement Online (Peppol) is een internationaal netwerk dat bedrijven in staat stelt om veilig documenten en gegevens uit te wisselen met andere geregistreerde gebruikers. Bedrijven sluiten zich via een toegangspunt aan bij het Peppol-netwerk en alle e-facturen worden binnen het Peppol-kader verwerkt. Momenteel zijn er internationaal ongeveer 200 aanbieders van toegangspunten gecertificeerd. Lees meer over Peppol via onze blogpost.

‍

EDIFACT standaard

EDIFACT is een afkorting voor "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport". Dit is een wereldwijde set regels die in 1986 werd ontworpen voor de elektronische gegevensuitwisseling tussen twee of meer bedrijfspartners via EDI. Maar het proces kan verschillen, afhankelijk van de opzet van elk bedrijf.

EDIFACT is gedefinieerd door de Verenigde Naties (VN) en wordt veel gebruikt in heel Europa. De standaard definieert het type adres, het formaat en de infrastructuur die nodig is om compliant e-facturatie te laten plaatsvinden. 

‍

Land-specifieke normen

Sommige landen hebben specifieke standaarden voor hun eigen vereisten. In Italië is dat bijvoorbeeld FatturaPA - een XML-factureringsformaat.

‍

De drie onderdelen van e-facturatie

Om e-facturatie te laten werken, zijn drie belangrijke dingen nodig:

1. E-factuuradressen

Ten eerste moeten alle partijen die betrokken zijn bij e-facturatie hun eigen e-factuuradres hebben. Een e-factuuradres kan variëren afhankelijk van het land en de serviceprovider. Zoals een standaard e-mailadres of ID-nummer.

2. Formaten

E-factureringsformaten worden vaak bepaald door elk land. Een gemeenschappelijk Europees formaat is XML, aangepast door elk land om landspecifieke informatie op te nemen, zoals: 

   
• BTW-nummer (belasting over de toegevoegde waarde) - een uniek nummer dat voor elk land anders is  
   
• Global Location Number (GLN) - een 13-cijferig nummer dat wereldwijd uniek is
   
• Data Universal Numbering System (DUNS) - een 9-cijferig nummer uitgegeven door Dun & Bradstreet

‍

3. Infrastructuur

Er worden over het algemeen drie soorten infrastructuur gebruikt om e-facturen uit te wisselen:

   
• 2-hoeksmodel - een eenvoudig P2P-model (peer-to-peer) waarin leverancier en afnemer elektronische documenten uitwisselen met behulp van EDI- of XML-bestanden.
   
• 3-hoeksmodel - leverancier en afnemer gebruiken dezelfde service van een derde partij om documenten uit te wisselen. De derde partij kan gebruik maken van de cloud of e-factureringssoftware.
   
• 4-hoeksmodel - zowel de leverancier als de koper gebruiken verschillende providers om hun elektronische documenten te verwerken. Hier werken de twee dienstverleners samen om de overdracht te voltooien via een internationaal netwerk dat bedrijven en organisaties met elkaar verbindt.

‍

De reis naar de e-factuur

‍

1. Een elektronische factuur wordt aangemaakt met behulp van een ERP-systeem, een e-factureringsprovider of via een handmatig online formulier. Het aantal facturen bepaalt voor welk proces een bedrijf kiest.
   ‍
2. Er wordt informatie toegevoegd, meestal dezelfde informatie als op een papieren factuur. Een belastingdienst of leverancier kan echter aanvullende, op maat gemaakte informatie nodig hebben die voldoet aan hun regels.
   ‍
3. De factuur wordt dan geconverteerd naar het formaat dat de ontvanger nodig heeft. Verschillende klanten en belastingdiensten zullen verschillende formaten gebruiken, daarom is het belangrijk om een e-factureringsprovider te kiezen die je e-factuur converteert naar elk formaat dat de ontvanger nodig heeft. De factuur wordt vervolgens gedistribueerd via de channel van de ontvanger. Bijvoorbeeld rechtstreeks in hun ERP-systeem, via een overheidsportaal of zelfs via print en post.

De juiste e-factuurprovider kiezen

Omdat er niet één wereldwijd e-factureringsformaat bestaat, is het gunstig om een e-factureringsprovider te kiezen die gegevens automatisch converteert en alle formaten ondersteunt. Een betrouwbare leverancier moet verbinding maken met internationale netwerken om tax compliance te garanderen in veel landen met verschillende standaarden.

Diensten zoals factuursjablonen, digitale betaalknoppen en elektronische handtekeningen kunnen extra waarde toevoegen. Een leverancier die ook een inbound oplossing heeft, zoals Unifiedpost Group, kan de processen Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) nog eenvoudiger maken. Collectkan de processen Accounts Payable (AP) en Accounts Receivable (AR) nog eenvoudiger maken.

‍

Hoe onze oplossingen het verschil kunnen maken

Unifiedpost Groupe-factuuroplossingen maken het proces eenvoudig, hoe groot of klein de klant ook is.

Onze Collect en Channel oplossingen zijn op maat gemaakt voor middelgrote tot grote bedrijven die een snelle, geautomatiseerde oplossing nodig hebben om hun documenten en gegevens in elk formaat om te zetten. Onze oplossingen voldoen aan de belastingwetgeving in meer dan 60 landen en kunnen worden aangesloten op internationale netwerken. Voor micro-kleine bedrijven, Billtobox is een snelle en eenvoudige oplossing waarmee facturen, facturering en betalingen op één plek kunnen worden beheerd.

Bekijk voor een overzicht onze e-factuuroplossing en vind de beste oplossing voor de behoeften van jouw bedrijf.