Wat is elektronische facturatie?

E-facturatie is nu een gangbare praktijk voor bedrijven van alle groottes over de hele wereld en is de afgelopen 30 jaar gestaag gegroeid.

Het proces, dat bespaart op papier, is volledig digitaal in zijn levenscyclus met elektronische formaten voor e-facturen inclusief (maar niet beperkt tot): XML, EDIFACT, CSV.

E-facturen worden over het algemeen op twee verschillende manieren verzonden. De eerste is via een point-to-point verbinding tussen de verzender en de ontvanger om de documenten uit te wisselen - vaak bekend als elektronische gegevensuitwisseling (EDI). De tweede manier, die de laatste tijd steeds populairder wordt, is een netwerkmodel zoals Unifiedpost Group. verbindt meerdere kopers en verkopers. Crossnet. Crossnet verbindt meerdere kopers en verkopers en maakt het mogelijk om verschillende e-factureringsformaten te converteren en uit te wisselen. Naar onze mening is dit de enige weg voorwaarts voor de moderne netwerkeconomie.

‍

Wat e-facturatie niet is

Het kan gemakkelijk zijn om te denken dat e-facturatie gewoon elke factuur is die elektronisch wordt verzonden, bijvoorbeeld een factuur die als PDF wordt verzonden, maar dat is niet het geval.

In het voorbeeld van de PDF is dit wat wordt geclassificeerd als ongestructureerde factuurgegevens en niet als een e-factuur, omdat de ontvanger het PDF-bestand meestal niet automatisch kan verwerken en de verzender het bestand ook niet volledig kan traceren.

Papieren facturen of OCR gescande papieren facturen zijn bijvoorbeeld niet gemaakt met gestructureerde gegevens. Sommige toonaangevende leveranciers van e-facturen kunnen echter werken met zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens om ze om te zetten in e-facturen.

Met dit formaat kan de factuur automatisch worden verwerkt van het ene bedrijf naar het andere zonder handmatige controles.

‍

Waarom e-facturatie steeds populairder wordt

E-facturatie is, net als traditionele facturatie, een belangrijk onderdeel van elke koper-leverancierrelatie. E-facturatie is een moderne manier voor bedrijven om processen te automatiseren en acties in te voeren die de efficiëntie verbeteren, wat bijdraagt aan de toekomstbestendigheid van bedrijven.

Terwijl traditionele factureringsprocessen sterk gebaseerd zijn op papier, handmatig, tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten, vereenvoudigt e-facturatie de procedure en bespaart het veel tijd. Deze stroomlijning van het proces is waardevol voor bedrijven, met de mogelijkheid om kosten te besparen. Volgenshet IOFM(Institute of Finance & Management) kunnen de kosten voor het verwerken van facturen bijvoorbeeld variëren tussen $1 en $21.

E-facturatie biedt bedrijven ook volledige zichtbaarheid en sommige toonaangevende e-facturatieproviders kunnen bijhouden wanneer een factuur is verzonden, ontvangen, geopend, bekeken en zelfs betaald. Het belang van deze functie is niet te onderschatten bij het selecteren van een leverancier, omdat bedrijven hiermee een 360°-overzicht van hun proces krijgen.

Bovendien worden bedrijven sneller betaald omdat het proces automatisch en direct verloopt en er geen fysieke afdrukken en post nodig zijn. Voor werknemers gebeuren er aanzienlijk minder fouten en ze kunnen genieten van een innovatieve manier van werken zonder gegevens in te voeren en financiële documenten te matchen - alles gebeurt via één traject, in plaats van afzonderlijke stappen.

Sommige aanbieders van e-facturatie bieden automatische betalingsherinneringen aan, wat bedrijven weer kan helpen betaald te krijgen zonder gedoe. En als het op veiligheid aankomt, helpen versleutelde bestandsoverdracht en beveiligde netwerken het e-facturatieproces veiliger te maken in vergelijking met de handmatige tegenhanger.

‍

Hoe werkt e-facturatie?

Er zijn drie dingen nodig om e-facturatie te laten werken:

1. Adres - Verschillende identificaties zoals BTW-nummers en/of GLN's zijn nodig. Bovendien hebben sommige netwerken zoals het Peppol-netwerk centrale adreszoekfuncties.
2. Formaat - Er zijn veel verschillende formaten. Enkele voorbeelden zijn EDI en XML. Dit zijn gestructureerde standaardformaten die automatisch kunnen worden verwerkt en geconverteerd door toonaangevende leveranciers van e-facturen. Dit betekent dat wanneer een bedrijf een XML e-factuur creëert, de ontvanger deze kan ontvangen in elk gewenst formaat, het hoeft geen XML te zijn.
3. Infrastructuur - Zowel de verzender als de ontvanger hebben een compatibel systeem nodig om elektronische documenten te kunnen leveren door aanbieders van e-facturering. Dit kan zo eenvoudig zijn als het hebben van een mailbox voor e-mails zodat de documenten kunnen worden uitgewisseld.

‍

Wettelijke vereisten

Er zijn steeds meer wettelijke vereisten voor e-facturatie, vooral in Europa. Er is meer zichtbaarheid van de btw nodig om fraude tegen te gaan en daarom stellen overheden/belastingdiensten regels op voor e-facturatie.

Verschillende overheden zullen verschillende regels hebben voor hun mandaten, bv. welke bedrijven moeten voldoen, welke e-facturatieformaten en -modellen ze moeten gebruiken, enz.

‍

Aan de slag met elektronische facturatie

Verken je opties en kom meer te weten over het automatiseren van je facturatieprocessen met behulp van Unifiedpost Group's facturatieoplossing.

• Voor kleine bedrijven is elektronische facturatie beschikbaar via Billtobox
• Grote inkopers die hun inkomende documentprocessen willen digitaliseren, kiezen voor Collect
• En voor grote verkopers die ook belastingconform willen zijn, kies je voor Channel.

‍

Ontdek de beste oplossing voor de behoeften van uw bedrijf.