Waarop letten bij het kiezen van een leverancier van elektronische facturen

Werken met een e-facturatieprovider brengt onmiddellijke voordelen met zich mee - tijd- en kostenbesparingen, minder menselijke fouten, tax compliance en digitalisering, om er maar een paar te noemen. Maar, voordat je verder scrolt, als je precies wilt weten hoe e-facturatie werkt, neem dan een kijkje op onze blog.

‍

Waarop letten bij het kiezen van een provider

Het is belangrijk om te begrijpen dat alle aanbieders van e-facturatie verschillend zijn. Sommige zijn geavanceerder in hun mogelijkheden en bieden geautomatiseerde factuurverwerking, tracering en betaling, terwijl andere meer eenvoudige factureringsmogelijkheden bieden of zich alleen richten op een klein deel van het toeleveringsproces. Bekijk de volgende mogelijkheden en aandachtspunten om te begrijpen waar je rekening mee moet houden.

‍

Inkomende en uitgaande opties

De inkomende en uitgaande mogelijkheden van een provider zijn belangrijk en kunnen de belangrijkste reden zijn om de ene provider boven de andere te verkiezen.

Inkomend

Als het gaat om inkomende functionaliteit of het procure-to-pay-proces, is het goed om te weten hoe geavanceerd het aanbod van de leverancier is. Bijvoorbeeld, het automatiseringsniveau dat hun oplossing biedt, omvat hun technologie AI-gegevensextractie, waarbij de service de informatie automatisch extraheert en controleert op nauwkeurigheid? Of moet een bedrijf nog steeds elke ontvangen factuur handmatig controleren? Kan het worden aangepast aan mijn bedrijfsprocessen?

Kan de leverancier ook elk inkomend gegevensformaat interpreteren en naadloos vertalen naar de bestaande systemen van een bedrijf, zodat het personeel tijd en moeite bespaart? Dit is een van de belangrijkste kenmerken van Unifiedpost Group's inbound oplossing, Collect.

Uitgaand

Als het gaat om uitgaande elementen of het automatiseren van order-to-cash processen, kan een bedrijf dan e-facturen maken in elk formaat en deze versturen via elke channel? Of is er een beperking bij het koppelen van meer dan één ERP-systeem? Dit is vooral belangrijk voor grotere bedrijven die facturen moeten sturen naar bedrijven in verschillende landen met verschillende voorschriften.

Waarschijnlijk hebben leveranciers verschillende niveaus van wereldwijd bereik en interoperabiliteit. Sommige bieden e-factuuroplossingen die ongeacht land of formaat werken (zoals onze Channel oplossing), terwijl andere beperkt kunnen zijn in hun wereldwijde bereik.

‍

Tax compliance en regelgeving voor e-facturatie

Het onderwerp tax compliance is belangrijk voor elk bedrijf dat op zoek is naar een leverancier van e-facturering.

Steeds meer organisaties, groot en klein, digitaliseren hun facturatie omdat landen en belastingautoriteiten verplichte wetgeving en processen invoeren. Nu overheden dit doen om de btw beter zichtbaar en efficiënter te maken en fraude te bestrijden, is het verstandig om een partner te kiezen die kan navigeren door wereldwijde complexiteiten, aangezien geen twee landen, formats of mandaten hetzelfde zijn.

Een e-factureringsprovider moet over de juiste mogelijkheden beschikken om verbinding te maken met zowel lokale belastingplatforms als beveiligde, internationale netwerken zoals Peppol. Interoperabiliteit is een belangrijk verkoopargument voor elke leverancier en speelt een grote rol bij de garantie dat je ook verbinding kunt maken met lokale en internationale netwerken. Interoperabiliteit is de mogelijkheid voor verschillende e-facturatiesystemen om facturen naadloos en automatisch uit te wisselen, ongeacht welke software of welk systeem wordt gebruikt.

Unifiedpost Group voldoet in meer dan 60 landen over de hele wereld en kan verbinding maken met internationale interfaces zoals Peppol en EESPA.

‍

Integratie en diensten met toegevoegde waarde

Bij het kiezen van een leverancier van e-facturatie is het praktisch om een leverancier te kiezen die een minimale verstoring van je huidige bedrijfsstructuur kan garanderen. Dit betekent dat je moet kiezen voor een leverancier die kan integreren in bestaande ERP- en boekhoudsoftware. Vooral zonder dat er grote IT-werkzaamheden nodig zijn.

Naast het voordeel van naadloze integratie bieden sommige providers ook diensten met toegevoegde waarde. Deze kunnen omvatten:

• Betalingskoppelingen naar facturen - Klanten naar een eenvoudige online pagina brengen om de transactie te voltooien zonder dat er extra infrastructuur nodig is.
• Digitaal beveiligd archief - Snelle en veilige toegang tot oudere bestanden zonder fysieke opslagruimte in te nemen. Dit kan van vitaal belang zijn voor lokale archiefwetten die vereisen dat je je financiële documenten gedurende een bepaald aantal jaren veilig bewaart.
• Elektronische handtekeningen - Het toevoegen van een elektronische handtekening heeft als voordeel dat de integriteit en authenticiteit van je facturen wordt gegarandeerd, wat (naast meer vertrouwen) in veel landen een wettelijke vereiste kan zijn.
• Workflows - De mogelijkheid om regels en processen te definiëren om de goedkeuring van inkomende facturen veel eenvoudiger te maken.

‍

Worden ze vertrouwd?

Tot slot moet je bij het maken van je keuze ook rekening houden met bewezen expertise. Wordt de leverancier al vertrouwd door een aanzienlijk aantal bedrijven en hebben ze een bestaand wereldwijd netwerk?

Unifiedpost Group exploiteert het toonaangevende netwerk voor e-facturen, e-betalingen, e-orders en e-financiering in de vorm van Crossnet. Meer dan een miljoen bedrijven over de hele wereld wisselen hun documenten al uit via Crossnet.

‍

Zet de juiste volgende stap in uw reis naar e-facturatie

Hoewel er veel informatie komt kijken bij het kiezen van een e-facturatieprovider, kan de reis eenvoudig zijn. Maak een weloverwogen keuze door onderzoek te doen op basis van de grootte en behoeften van je bedrijf.

Op Unifiedpost Group bieden we oplossingen voor iedereen. Middelgrote en grote bedrijven zouden ons Channel aanbod onderzoeken, terwijl kleinere bedrijven Billtobox.