Wat is AP-automatisering?

AP legt uit

Voordat we het gaan hebben over de voordelen van crediteurenautomatisering, vragen we ons eerst af wat 'crediteurenadministratie' betekent.

Crediteuren (algemeen bekend als AP en ook als Procure-to-Pay) is het geld dat een bedrijf verschuldigd is aan zijn leveranciers voor ontvangen producten of diensten. Het is in wezen een kortetermijnschuld, omdat ze deze aankoop waarschijnlijk op krediet hebben gedaan.

Net als alle zakelijke transacties genereert de crediteurenadministratie een aanzienlijke hoeveelheid papierwerk, zoals facturen, inkooporders, ontvangen goederen en - in landen waar ze vereist zijn - pro-forma facturen. De crediteurenadministratie is dan ook de naam van de afdeling die al deze documenten verwerkt.

‍

Waarom AP-automatisering zinvol is

Het handmatig verwerken van AP-documentatie kan niet alleen tijdrovend zijn, maar ook duur - tussen de €3 en €15 per factuur. Om deze totale kosten te verlagen, moeten bedrijven in elke fase automatiseren en de kosten verlagen.

Door bijvoorbeeld over te schakelen van het ontvangen van papieren facturen naar het elektronisch ontvangen van facturen(e-facturatie) kunnen de kosten met 30% worden verlaagd. Terwijl het automatisch matchen van inkooporders (PO's) met facturen besparingen tot 80% kan opleveren. Bij dergelijke besparingen is de behoefte aan een volledig geïntegreerde AP automatiseringsoplossing duidelijk.

Automatisering kan ook de hoeveelheid papierwerk op bureaus en in archiefkasten verminderen. Bovendien kan automatisering menselijke fouten voorkomen - van verkeerd ingevoerde gegevens en duplicaties tot inkooporders en facturen die niet overeenkomen.

Het oplossen van dergelijke problemen zorgt voor meer werk en vertraagt de betalingen aan leveranciers, wat op zijn beurt de AP cashflow kan beïnvloeden en de kosten per factuur negatief kan beïnvloeden. Het automatiseren van AP kan dit probleem in de eerste plaats voorkomen, terwijl het besparingen oplevert en het cashflowbeheer verbetert.

‍

Hoe AP automatisering werkt

Eenvoudig gezegd houdt AP-automatisering in dat de facturen die je bedrijf ontvangt, worden verwerkt via een digitale workflow die eindigt met het ontvangen van de betaling van je leveranciers.

In grote lijnen kan deze workflow worden onderverdeeld in drie fasen:

Factuurontvangst‍

Facturen kunnen elektronisch (e-facturatie) of op papier worden ontvangen. E-facturatie kan plaatsvinden via een Business-to-Business (B2B) of Electronic Data Interchange (EDI) verbinding. Ze kunnen ook als PDF of via een leveranciersportaal worden verzonden.

Als er papieren facturen worden ontvangen, moeten deze handmatig worden gescand of verwerkt met OCR-software (Optical Character Recognition). OCR-software zet de informatie om in gestructureerde gegevens in een geschikt elektronisch formaat.

‍Matchingen workflow

Zodrade gegevens van een factuur elektronisch zijn vastgelegd of ontvangen, moeten ze worden gematcht met de relevante PO en goederenontvangst - iets wat AP automatiseringssoftware automatisch doet. Na het matchen worden de facturen goedgekeurd en doorgestuurd naar het Electronic Resource Planning (ERP) of boekhoudsysteem van het bedrijf voor betaling.

Controleen archivering

‍Veellanden vereisen dat bedrijven facturen na verwerking een aantal jaren archiveren (bijvoorbeeld tot 7 jaar in het Verenigd Koninkrijk) - iets wat AP automatisering kan doen, veilig en betrouwbaar. Bovendien zorgt automatisering, in tegenstelling tot het handmatig verwerken van facturen, voor een volledig digitaal controlespoor van alle documentatie.

‍

Voordelen voor elk bedrijf

Het ultieme voordeel van automatisering, dat geschikt is voor bedrijven van elke grootte, is hoe het het hele AP-proces kan stroomlijnen, terwijl het de kans op menselijke fouten elimineert en de kosten per factuur verlaagt.

Bovendien kan de mogelijkheid om gedetailleerde rapporten te genereren waardevolle inzichten verschaffen en bedrijven in staat stellen trends te herkennen. Bovendien kan het snel kunnen verwerken en betalen van facturen leiden tot betere relaties met leveranciers.

Tegelijkertijd kunnen werknemers profiteren van de overstap naar AP-automatisering doordat ze minder tijd hoeven te besteden aan monotone, repetitieve taken, zodat ze zich kunnen richten op werk dat meer waarde toevoegt en meer impact heeft binnen hun organisatie.

‍

Wil je meer weten?

Dit alles in overweging nemend, is het duidelijk dat het automatiseren van AP met een oplossing zoals Unifiedpost Group's Collect crediteurenadministratie enorm voordelig kan zijn voor bedrijven.

Een innovatieve inkomende oplossing voor Procure-to-Pay processen, Collect zorgt ervoor dat inkomende supply chain documenten of gegevens eenvoudig ontvangen en automatisch verwerkt kunnen worden - wat resulteert in tijd- en kostenbesparingen en het verbeteren van de arbeidsmoraal en de relaties met leveranciers.

Bekijk onze oplossing en neem contact op voor een eigen productdemo.