BTW in het digitale tijdperk

De EC heeft op 8 december 2022 in de btw-richtlijn 2006/112/EG verplichte verplichtingen aangekondigd onder de pijler "digitale rapportageverplichtingen 2025-2028". De richtlijn van de EC heeft als doel om miljarden aan btw terug te vorderen die elk jaar verloren gaan door frauduleuze facturen en frauduleuze btw-claims. Het nieuwe wetgevingspakket zal de lidstaten helpen om in realtime de verwachte zakelijke btw en de gevraagde btw aan te tonen.

Wat betekent dit voor bedrijven in Europese lidstaten die nog geen elektronische factureringsprocessen gebruiken? Het is tijd om over te stappen van papieren en PDF-factureringsprocessen naar elektronische, gestructureerde formaten!

‍

Digitale rapportageverplichtingen: Wat is er aangekondigd?

De btw-richtlijn 2006/112/EG bevat twee onderdelen die betrekking hebben op Europese bedrijven en hun factureringsprocessen:

   
1. Verplichte intracommunautaire elektronische facturering
   
2. Verplichte digitale rapportage tussen bedrijven (B2B) binnen de gemeenschap

‍

Laten we eens kijken wat dit betekent voor het gemiddelde bedrijf.

‍

Verplichte intracommunautaire elektronische facturering

De richtlijn stelt dat alle bedrijven tegen 2028 moeten beschikken over de processen om elektronische facturen te kunnen ontvangen en uitreiken in hun intracommunautaire handel, in overeenstemming met de Europese norm voor e-facturering (EN 16931). Er wordt echter niet bepaald hoe facturen zullen worden uitgewisseld tussen een leverancier en een afnemer.

De bestaande wetgeving bepaalde dat elektronische facturen alleen mogen worden uitgereikt als de ontvanger ze aanvaardt. Deze eis weerhield de lidstaten ervan om elektronische facturering verplicht te stellen. De richtlijn verandert de situatie en legt e-facturering op als standaardmethode voor facturering. Volgens het voorstel kunnen lidstaten ervoor kiezen om e-facturering ook verplicht te stellen voor binnenlandse B2B-transacties, op voorwaarde dat het gestructureerde formaat aan de Europese norm voldoet. Clearance-systemen, waarbij voorafgaande validatie van de factuur door de belastingdienst nodig is voordat deze naar de klant wordt gestuurd, vallen niet binnen het toepassingsgebied van de richtlijn.

Niettemin zullen lidstaten met bestaande verplichte e-factureringssystemen hun rapportageverplichtingen tegen 2028 moeten afstemmen op het pan-Europese systeem.

‍

Verplichte digitale rapportage tussen bedrijven binnen de gemeenschap

Vanaf 2028 moeten alle bedrijven hun intracommunautaire business-to-business (B2B) transacties digitaal rapporteren. Het doel van dit deel van de richtlijn is om de rapportageverplichtingen te verbeteren en zo de kansen te benutten die digitalisering biedt. Kansen zoals het verbeteren van de btw-inning vanuit het perspectief van de belastingdienst en het verlagen van de nalevingslasten en -kosten voor bedrijven.

Wat betekent dit voor het gemiddelde bedrijf? Elk bedrijf moet elke intracommunautaire B2B-factuur binnen twee dagen na uitgifte digitaal kunnen rapporteren. 

Veel lidstaten die dit deel van de richtlijn willen verplichten, zullen misschien gebruik willen maken van elektronische facturering om te voldoen aan de digitale rapportageverplichtingen. De nationale belastingdiensten zullen de gegevens delen via een nieuw IT-systeem, zodat de lijsten die bedrijven indienen niet langer nodig zijn. Dit betekent dat bedrijven een gestructureerde elektronische factuur moeten maken die voor rapportagedoeleinden naar een centraal overheidsplatform wordt gestuurd, of dat de e-factureringsprovider van het bedrijf de relevante informatie van de factuur kan doorsturen naar de overheid, wat betekent dat het bedrijf geen extra werk hoeft te doen.

Elektronische factureringsformaten en -modellen zijn er in vele soorten en maten, meestal gedicteerd door de belastingdienst van elke lidstaat. De nieuwe richtlijn van de EC geeft niet aan welke formaten en modellen gebruikt moeten worden, zolang ze maar voldoen aan de Europese standaard voor elektronisch factureren (EN 16931) en interoperabiliteit daarmee garanderen.

‍

Wat is het doel van de nieuwe richtlijnen?

Het belangrijkste doel is om de btw-kloof in Europa, die momenteel bestaat uit miljarden euro's van alle lidstaten, te dichten. Door elke intracommunautaire bedrijfsfactuur te rapporteren, kunnen de lidstaten de aangegeven btw en de verwachte btw bewijzen. Dit vermindert frauduleuze btw-claims en zorgt voor hogere btw-inkomsten.

En wat is het doel voor bedrijven? Op het eerste gezicht kan het lijken alsof de nieuwe richtlijnen niet in het voordeel van bedrijven zijn. De richtlijnen bieden bedrijven echter een grote kans.

Bedrijven hebben nu de kans om hun volledige supply chain proces onder de loep te nemen en te evalueren of hun procure-to-pay en order-to-cash processen efficiënter kunnen. Elektronische facturatie creëert deze mogelijkheid door het aantal handmatige factuurtaken te verminderen en de zichtbaarheid van facturen en betalingen te verbeteren.

De voordelen houden daar niet op. De EC wil ook de digitalisering van bedrijven verbeteren. Elektronisch factureren is de eerste stap, maar als bedrijven eenmaal elektronische processen hebben gecreëerd, waarom dan niet overgaan tot volledige digitalisering van procure-to-pay en order-to-cash? Verwerk facturen automatisch, voer documenten en gegevens in elk formaat in bestaande ERP- en boekhoudsystemen in en maak tijdrovende handmatige financiële taken in de toeleveringsketen overbodig.

100% zakelijke digitale automatisering is het antwoord. Het verplicht stellen van elektronische facturatie is voor veel bedrijven de eerste stap om het volledige potentieel te realiseren.

‍

Zullen de nieuwe richtlijnen werken?

Wereldwijd zijn er al veel gevallen waarin elektronische facturering helpt om de btw-kloof te dichten. Landen als Italië, waar elektronische facturering voor bijna 100% verplicht is, hebben miljarden teruggevorderd in hun korte geschiedenis van verplichte processen.

Veel landen hebben inmiddels B2G-procedures ingevoerd. Aangezien lidstaten een oplossing of systeem moeten opzetten om te voldoen aan de vereisten voor digitale B2B-rapportage, kunnen ze worden aangemoedigd om tot het uiterste te gaan en elektronische B2B-facturering verplicht te stellen. De belangrijkste vraag is dan ook wanneer de lidstaten zullen beginnen met het invoeren van oplossingen.