Waarom is e-facturatie niet hetzelfde als een PDF?

Bij het horen van e-facturatie denken bedrijven vaak dat dit het versturen van facturen per e-mail is. Niet alleen het versturen van de factuur hoort hierbij, maar ook het elektronisch boeken, betalen en innen van het geld. Elektronisch factureren leidt tot een grote kostenbesparing. Voor de verzender, maar vooral voor de ontvanger. Omdat e-facturatie het digitaliseren van facturatie is voor zowel de verzender als de ontvanger, wordt een PDF-factuur niet gezien als elektronische facturatie.

Bij het ontvangen van een PDF moet de ontvanger nog steeds, al dan niet met behulp van OCR-software, handmatig gegevens in een systeem invoeren of corrigeren. In het geval van e-facturatie krijgt de ontvanger alle gegevens elektronisch, wat geautomatiseerd kan worden met zijn boekhoudsysteem. Handmatige invoer is niet meer nodig en de controle van de inhoud van de factuur kan worden geautomatiseerd.

‍

Geautomatiseerd

Wanneer een verzender besluit om elektronisch te factureren (e-factureren) in plaats van gewoon een PDF te sturen, heeft dit een wereld aan voordelen voor de ondernemer. Ten eerste is e-factureren net als aangetekende post, maar dan sneller. Je weet altijd zeker dat de factuur is ontvangen en je wordt daar altijd over geïnformeerd. Aangezien de betalingstermijn meestal ingaat op het moment dat de factuur wordt geregistreerd, kan de e-factuur de betalingstermijn met een paar dagen verkorten.

Zonder tussenkomst van de post of postkamers of andere interne afdelingen landt de e-factuur rechtstreeks in het financiële systeem van de ontvanger. Herinneringen kunnen automatisch worden verstuurd en betalingsopties kunnen in de factuur of herinnering worden ingebouwd. E-facturen kunnen eenvoudig digitaal worden gearchiveerd waardoor ze gemakkelijk terug te vinden zijn en op deze manier altijd toegankelijk zijn binnen de organisatie.

Met e-facturatie ben je klaar voor de toekomst. Het is slechts een kwestie van tijd totdat ontvangers geen facturen meer op een andere manier willen ontvangen. De (Nederlandse) overheid heeft e-facturatie (dus geen PDF's) zelfs verplicht gesteld vanaf 1 januari.
‍

E-facturatiemethode

Papieren facturen en PDF-facturen via e-mail worden meestal rechtstreeks uitgewisseld tussen twee partijen. Dit is natuurlijk ook het geval bij e-facturen. In dit zogenaamde tweehoekenmodel maken twee partijen afspraken over het e-factuurformaat dat ze gebruiken en over de technische verbinding.

Er zijn echter veel verschillende formaten in de wereld van elektronische facturering en die verscheidenheid heeft een functie. Een formaat (factuurstandaard) weerspiegelt vaak de specifieke behoeften van een sector of samenwerkingsverband. Elke sector heeft zijn eigen order- en factuurproces, waardoor één formaat zelfs ongewenst kan zijn.
‍

Factureringsdienstverlener

In het driehoeksmodel neemt een Billing Service Provider de lasten weg voor zowel de verzender als de ontvanger in het factuurproces. De verzender gebruikt zijn eigen sectorstandaarden, de billing service provider zorgt ervoor dat de factuur in het juiste formaat bij de ontvanger komt. Bij voorkeur elektronisch, maar e-mail of post is ook mogelijk.

Een ander voordeel voor de verzender is dat er maar één technische link hoeft te worden gerealiseerd met de leverancier van de factureringsdienst. De leverancier van de factureringsdienst zorgt voor verschillende koppelingen aan de kant van de ontvanger. Door verschillende formaten te vertalen, zorgt de leverancier van factureringsdiensten ervoor dat de ontvanger al zijn facturen elektronisch op dezelfde manier ontvangt en dat de authenticiteit en de integriteit van de factuur op de juiste manier worden vastgesteld. Billing service providers hebben een groot netwerk en maken afspraken met (grote) boekhoudsystemen.

‍

Eenvoudig met grote voordelen

Door gebruik te maken van een leverancier van factureringsdiensten kunnen bedrijven gemakkelijk rechtstreeks elektronische facturen uitwisselen met vele leveranciers uit verschillende sectoren en leveranciers. Hiervoor is één koppeling (eenmalige instelling) nodig tussen het boekhoudsysteem en het platform van de serviceprovider. Kleine bedrijven kunnen ook een webportaal gebruiken voor het verzenden en ontvangen van e-facturen.

Bekijk Unifiedpost Group's e-factuuroplossingen en ontdek de voordelen die het digitale proces voor uw bedrijf kan creëren.