Unifiedpost Group reactie op pandemie

Beste Unifiedpost klant,

Unifiedpost erkent dat het belangrijk is om de continuïteit van zijn diensten aan zijn klanten te verzekeren en het welzijn van zijn personeel te beschermen. Daarom heeft Unifiedpost een Business Continuity Plan opgesteld, onderhoudt het dit en test het dit. Het plan moet ervoor zorgen dat de organisatie in hoge mate bestand is tegen incidenten die het personeel, de ICT-infrastructuur en -uitrusting of de gebouwen treffen.

Unifiedpost erkent bovendien dat grote epidemieën en pandemieën de continuïteit van haar normale activiteiten ernstig in het gedrang kunnen brengen en heeft daarom een Pandemieplan opgesteld om epidemieën op te volgen, te voorkomen en in te dijken.

Als onderdeel van het pandemieplan bewaakt en stuurt het Pandemic Coordination Team (PCT) actief acties om de verspreiding van epidemieën te voorkomen en de impact op de gezondheid van het personeel en de continuïteit van de activiteiten te beperken.

Overzicht van maatregelen voor bedrijfscontinuïteit‍

Personeel

• Unifiedpost heeft vestigingen in heel Europa
• Belangrijke digitale vaardigheden worden gedeeld tussen medewerkers op verschillende locaties of in verschillende regio's
• Werken op afstand en thuiswerken zijn geïntegreerd in de normale activiteiten van het bedrijf
  ‍

ICTvoor interne activiteiten

• Vertrouw op zeer veerkrachtige cloud-gebaseerde oplossingen (Google Suite, MS Office 365, ...)
  ‍

ICT voor producten

• Gehost in zeer veerkrachtige datacenters (Tier 3 of hoger)
• Waar Cloud wordt gebruikt: gegevensreplicatie op meerdere locaties/zones
• Wanneer privédatacentra worden gebruikt: realtime gegevensreplicatie
  ‍

Eindgebruiker

• Zero-trust netwerkarchitectuur betekent dat werkstations onderling uitwisselbaar zijn, wat een hoge mate van veerkracht biedt
  ‍

Faciliteiten

• Unifiedpost heeft meerdere vestigingen in Europa. Werken op afstand en thuiswerken zijn geïntegreerd in de normale activiteiten van het bedrijf
  ‍

Derden

• Unifiedpost heeft de meeste activiteiten met betrekking tot haar activiteiten, productontwikkeling en onderhoud geïnternaliseerd
• Unifiedpost maakt gebruik van software as a service, platform as a service en infrastructuur as a service van grote, gerenommeerde bedrijven

Pandemische beheersingsmaatregelen aanwezig

Communicatie

• De eerste PCT-communicatie werd via verschillende kanalen verspreid en aanvullend doorgegeven door het lokale management.
• PCT-beslissingen worden onmiddellijk gecommuniceerd naar zowel het personeel als het lokale management.

‍

Faciliteiten

• Gezondheids- en veiligheidsmaatregelen zijn ingevoerd, ondersteund door versterkte communicatie over hygiëne.

‍

ICT

• Onze normale bedrijfscontinuïteitsmaatregelen zijn operationeel en ondersteunen indien nodig het werken op afstand.

‍

Reizen

• Zakenreizen worden per geval toegestaan. De reisaanbevelingen van de WHO worden opgevolgd.
• Personeel dat terugkeert uit WHO-gebieden met een hoog risico wordt 14 dagen in quarantaine gehouden.
• Alle personeelsleden wordt vriendelijk verzocht een persoonlijk reisrapport op te stellen.

‍

Derden

• Het bedrijfscontinuïteitsbestand van derden wordt bijgewerkt Voor kritieke partijen wordt de pandemiegereedheid geëvalueerd

Ondersteunend bestuur

Het Pandemic Coordination Team (PCT) bestaat uit vertegenwoordigers van het management, ICT, HR en bedrijfscontinuïteit en heeft de volgende taken:

• Evalueren en beslissen over de preventieve maatregelen die moeten worden genomen om een crisis te voorkomen
• Beslis en volg de eigenaars op van de preventieve maatregelen die moeten worden geïmplementeerd
• Communiceer met de eigenaren welke maatregelen moeten worden geïmplementeerd en monitor de voortgang van de implementatie, als basis voor verdere communicatie met het personeel

‍

De opzet, rollen en verantwoordelijkheden zijn vastgelegd in het pandemieplan van Unifiedpost.

De situatie wordt regelmatig opnieuw geëvalueerd door de PCT: als de impact extra acties vereist, wordt een crisis uitgeroepen en neemt het Crisis Management Team (CMT) het over van de PCT.

Het Crisismanagementplan van Unifiedpost definieert de rollen en verantwoordelijkheden, standaardprocedures en werkinstructies van het CMT. Het wordt ondersteund door uiterst veerkrachtige communicatiemiddelen, om een continue interne & externe communicatie te garanderen in de context van een crisis.

Omdat de situatie dagelijks kan veranderen, volgen we actief de ontwikkelingen en informatie van overheden en volksgezondheidsorganisaties. We zullen de bovenstaande informatie waar nodig bijwerken en je op de hoogte houden.

Bedankt voor je steun.

Groeten,

Tom Van Acker

Algemeen manager Unifiedpost Group